Effizientes Arbeiten entsteht gezielt durch die Erstellung von Mustervorlagen. Wiederkehrende Aufgaben wie zum Beispiel beim Personal-Prozess (Onboarding) können in einem Raum vordefiniert werden. Dabei können diese in Bezug zu einem selbst definierten Referenzdatum (z.B. 1. Arbeitstag des neuen Mitarbeiters) gesetzt werden.
Kopiert (1) man nun diesen Raum (z.B. Mustervorlage "Onboarding - Katharina") und wählt ein gewünschtes Referenzdatum (3) aus, so werden alle Aufgaben aus der Mustervorlage kopiert und zeitlich in Bezug auf das neue Referenzdatum gesetzt.
Im Zuge des Kopierens kann das Team verändert werden. Es ist daher möglich, z.B. neue Team-Mitglieder hinzuzufügen bzw. auch bestehende zu entfernen. Dabei können bestehende Tasks auch auf neue Mitglieder übertragen werden (2).


Standardmäßig sind alle zu kopierenden Pakete ausgewählt (4). Auf Bedarf können einzelne vom Kopiervorgang ausgenommen werden.
Der Status der Tasks kann auf einen gewünschten Status geändert oder unverändert gelassen werden (5).
Die Fälligkeiten und Erinnerungen können ebenfalls angepasst werden. Bei Anpassen laut Referenzdatum (6) werden die zu kopierenden Tasks zeitlich in Bezug auf das neue Referenzdatum gesetzt.
In der Taskübersicht innerhalb eines Raumes kann nun die Gruppierung laut Priorität erfolgen. Damit werden die einzelnen Tasks der jeweiligen Prioritätengruppe zugeordnet.


In der Menüleiste oben rechts seht ihr ein neues Symbol (Glocke). Mit Klick darauf öffnet sich eine gesammelte Übersicht mit aktuellen Benachrichtigungen. Darin werden sämtliche Informationen aus den unterschiedlichsten Bereichen des Systems zusammengetragen. Werden diese Benachrichtigungen nicht aktiv von den Benutzer:innen geöffnet – sprich gelesen – so erfolgt in weiterer Folge (zeitverzögert) eine gesammelte Information per E-Mail.
Dieses Benachrichtigungssystem hat den entscheidenden Vorteil, dass für einzelne Änderungen (z.B. Zuständigkeit eines Tasks und Anpassung des Fälligkeitsdatums) nicht sofort jeweils eine E-Mail-Information erfolgt. Dadurch kann das E-Mail-Aufkommen erstens stark reduziert und zweitens nutzerfreundlicher und übersichtlicher gestaltet werden.